Portiblog

Possibilities of Delve within organizations

Firstly this blog will provide a short summary on the workings of Delve and will then cover the connection between machine learning and Delve. Finally, this blog will present ways in how Delve can support networks in organizations. In doing so, this blog will cover the current and future possibilities of Delve within organizations.

What is Delve?

Delve helps in providing a new way to gather information. But what exactly is Delve and what role does it play within organizations?

Delve can be described as:

“a new way to discover relevant information and connections from across your work life. Delve displays information that is most relevant for each person based on the work they are doing and the people with whom they are engaging.  With Delve, information finds you versus you having to find information”[1]

This novel way to gather information is different from finding (clicking) your way through an array of databases. Delve instead finds its information from OneDrive for Business, SharePoint, Video content, Yammer and email attachments[2]. Delve provides this information by applying machine learning to content and interactions within the Office 365 environment. Delve hereby helps in the discovery of content that is shared with you, related to you or is otherwise relevant to you[3] read more…

Is PowerApps een waardige opvolger van InfoPath?

Recent kreeg ik bij een klant de vraag waarom zijn formulier niet goed meer werkte. Na een blik op het formulier geworpen te hebben, bleek dit een InfoPath formulier te zijn. Omdat ik dit formulier niet gebouwd had, was er enige tijd nodig om het formulier goed te begrijpen. Zo trof ik bijvoorbeeld 290 kolommen aan in 1 bibliotheek, waarop 4 type formulieren draaide. Het bleek dat er zo nog een aantal van dit soort formulieren te vinden waren in dezelfde site. Ik moet toegeven de formulieren zagen er wel gelikt uit. Maar om als “new-bie” in de omgeving, iemand anders zijn bouwmerk te ontrafelen is lastig. Zeker als je minder ervaren bent met InfoPath. Voor de duidelijkheid het ging hier om een SharePoint 2013 On-premises omgeving. Omdat Microsoft gaat stoppen met de ondersteuning van InfoPath (2023), Microsoft sinds 2012 al niets meer aan InfoPath heeft doorontwikkeld, de betrouwbaarheid niet heel hoog is en er geen duidelijke documentatie aanwezig is, heb ik voorgesteld om formulieren op te bouwen met standaard SharePoint formulieren.

PowerApps als opvolger voor InfoPath formulieren

Veel opties van de InfoPath formulieren kun je oplossen met standaard SharePoint functionaliteit. Maar als het aankomt op styling of geavanceerdere opties, voldoen de standaardformulieren vaak niet voldoende. Dit is jammer, zeker als je bedenkt wat er bijvoorbeeld in SharePoint Online mogelijk wordt met PowerApps. Onlangs heeft Microsoft op Ignite (oktober 2017) aangekondigd dat zij de PowerApps gaan integreren in SharePoint lijsten en bibliotheken. Helaas geldt dit niet voor SharePoint 2013.

PowerApps konden al gegevens uit SharePoint lijsten gebruiken, maar Microsoft gaat ook de mogelijkheid bieden om de formulieren uit PowerApps in SharePoint te tonen. Waarmee ze zelf een waardige opvolger voor InfoPath formulier gecreëerd hebben. En als je het mij vraagt heeft PowerApps nog een heel aantal voordelen. Zo kun je ze o.a. ook makkelijk vanaf een mobiel apparaat benaderen, zijn ze eenvoudiger te maken dan InfoPath formulieren en zijn ze stabieler. Mijn collega Jeroen Trommel heeft over PowerApps al eerder een blog over geschreven. Het grote verschil met toen is, PowerApps is “general available“ en heeft inmiddels nog meer connecties gekregen. read more…

Cloud Journaal – aflevering 26

Vanmorgen is aflevering 26 van mijn Cloud Journaal gepubliceerd op YouTube. In deze aflevering de volgende onderwerpen:

– Microsoft Teams rapportages beschikbaar in het Admin Center (2:18)
– Meer dan 270 bestandstypen bekijken in SharePoint (4:24)
– Bestanden delen met externen via one-time-password (5:48)
– Kolommen opmaken in moderne lijsten (8:30)

Bekijk aflevering 26 hier:

Bron: eekels.net/cloud-journaal-aflevering-26/

Waar blijft het Employee-Centric intranet

Ons dagelijks leven wordt tegenwoordig beïnvloed door allerhande app’s gebaseerd op een klantprofiel. Dit klantprofiel zorgt bijvoorbeeld voor de nieuwste restauranttips, faciliteert het bestelproces voor de aankomende Sinterklaas of regelt de vliegreis. Helaas blijft onze digitale werkomgeving op dit gebied achter. De klantgerichtheid bevindt zich nog steeds in de jaren 90: de organisatie stuurt zonder echt rekening te houden met onze klantwensen.

Graag illustreer ik dit met een voorbeeld. Recentelijk was ik in verband met projectwerkzaamheden in Liechtenstein. Uiteraard moest er ook geluncht worden. Zoals gebruikelijk buiten Nederland is de lunch een warme maaltijd. Hiervoor waren drie keuzemogelijkheden beschikbaar. Deze werden bij binnenkomst van het restaurant prominent gepresenteerd, zodat de medewerker direct de menukeuze kon bepalen. Ik koos voor het vegetarische menu 2 en liep vervolgens enthousiast rechtstreeks naar het foodcourt van menu 2. Wat schetste mijn verbazing: geen dienblad, bord en bestek. Hiervoor moest ik terug naar de ingang van het restaurant, om vervolgens weer aan te sluiten in de rij bij het foodcourt van menu 2.

Logistiek gezien snap ik de gekozen indeling: liever één plek om dienbladen, borden en bestek te verzamelen in plaats van drie. Denkend vanuit de klant compleet onlogisch! De klant werd namelijk bij binnenkomst van het restaurant lekker gemaakt en geënthousiasmeerd een menukeuze te maken. Vervolgens wil je deze keuze ook direct geserveerd zien. En niet moeten nadenken over de vervolgstap in een star organisatorisch proces. read more…

Page layouts with predefined search webparts

Imagine you want to create a portal with information about certain products and product related documents. This sounds a lot like a product catalog, however you want to create this portal in SharePoint Online where the product catalog functionality is not available.

Now you have a challenge.

You also want to make this easy to create for the people that are supposed to maintain this portal.

Another challenge.

Let’s sketch the scenario.
You want a portal where you can create pages with information about certain unique products. On this portal you also have related documents that correspond with your products. (Documents like fact-sheets or sales presentations)
It would be nice that certain information is automatically matched to your product page like those documents.
It would also be nice that all your products can be managed in one place and that your products are shown with an image. read more…

Updating SharePoint Designer workflows on many sites through PowerShell

At a customer we found an error in a workflow after we already provisioned thousands of site collections using a Office dev PnP site template. The error results in adding a minor version to a document, when the workflow executed. The workflow updated the Status field inside the properties of the document, which results in an extra minor version.
This was caused by the following setting in SharePoint Designer 2013: “Automatically update the workflow status to the current stage name”. With thanks to the following article: SharePoint 2013 Designer Workflow and lists with versioning Workflow settings - AutosetStageName

However updating this setting in SharePoint Designer is not an option if you already have thousands of sitecollections provisioned with the incorrect workflow. The only option to correct this is with Powershell. read more…

Cloud Journaal – aflevering 25

Aflevering 25 van mijn Cloud Journaal is te bekijken op mijn YouTube kanaal. In deze aflevering de volgende onderwerpen:

– Bestanden die aandacht nodig hebben, “Attention View” in het Engels (2:15)
– Nieuwe SharePoint Admin Center (5:29)
– Office 365 Groepen in de Outlook app voor iOS en Android (9:36)
– Data Loss Prevention (DLP) regel voor het ongedaan maken van delen met externen (11:29)
– Externe gebruikers met een Gmail of Yahoo account (13:44)

Bekijk aflevering 25 hier:

Bron: eekels.net/cloud-journaal-aflevering-25/

GDPR, what’s in it for me?

Subject: GDPR (New EU uniform data protection law on 25 may 2018)
Audience: C-level and IT-Pro

The new EU General Data Protection Regulation enforcement date is on 25 May 2018 and will apply to all organizations that trade products or services with European customers or in the European market. The main goal of the new GDPR is to protect all citizen’s in the European Union from privacy and data breaches in a data-driven ICT society. Technology changed fundamentally and take into account that modern data flows became more complex nowadays which requires more security regulations to protect privacy data. GDPR is there to implement an uniform agreement within all states of the EU. read more…

Videoverslag van Microsoft Ignite 2017

Afgelopen week waren we met een afvaardiging van vier collega’s namens Portiva aanwezig op Microsoft Ignite in Orlando, Florida. Wij hebben daar een reeks videoverslagen gemaakt van wat voor ons de hoogtepunten waren. Zie hieronder de verslagen op een rijtje:

 

Follow us on Twitter

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?