Economisch gaat het Nederland momenteel voor de wind. Het aantal banen en vacatures stijgt. Dit betekent voor werkgevers dat binden en boeien nog meer dan ooit het adagium is. Daarom is het belangrijk om oog te hebben voor de behoeften en wensen van de moderne medewerker. Millennials hebben hele andere verwachtingen van werk dan bijvoorbeeld de ‘Patatgeneratie’. Werk moet impact hebben, maatschappelijk verantwoord zijn en succes vier je samen. Tweeten en appen is de norm. Gebruik van social media 24/7 meer dan gebruikelijk. Alleen komt de kantooromgeving nog niet altijd mee. Wat betekent dit als nieuwe medewerkers op dag één op kantoor komen en hoe dienen Enterprise organisaties hier mee om te gaan?
Graag een toelichting op basis van enkele persoonlijke ervaringen. Als consultant ben je gewend klussen te doen voor en bij opdrachtgevers. In het laatste geval zit je een aantal dagen per week op de klantlocatie. Vaak zijn maandag, dinsdag en donderdag de vergaderdagen. Alleen krijg je als externe slechts toegang tot het parkeerterrein op woensdag en vrijdag. En laten dit nu de dagen zijn dat collega’s eerder niet op kantoor zijn dan wel. Of je krijgt een laptop van de klant – uit 2012 zonder moderne functionaliteit – omdat je eigen device niet in het bedrijfsnetwerk gebruikt mag worden. Laten we nu tegenwoordig gewend zijn aan tablets en aanraakschermen om snel en eenvoudig ons werk te doen. Hetzelfde ongemak geldt voor de toegangspas. Doe sinds begin dit jaar een klus en zit nog steeds op de toegangspas te wachten. Gelukkig weten de collega’s aan de receptie wie ik ben en kan ik met een dagpas snel doorlopen.
Deze persoonlijke ervaringen helpen het onboarding proces niet! Je bent als kenniswerker afhankelijk van persoonlijk contact, brengen en halen van informatie en tooling om je werk te doen. Mijn productiviteit valt of staat met een goede onboarding en dat is voor eigen medewerkers natuurlijk niet anders. De Digital Workplace speelt hierin een cruciale rol.
Het onboarding proces wordt gekenmerkt door een rode loper tot en met het tekenen van het contract. Daarna lijkt de rode loper vaak op te houden, terwijl de medewerkersbeleving nog moet beginnen. Gebruik de Digital Workplace als hefboom om het onboarding proces actief te ondersteunen. Zorg dat de business en afdelingen zoals HR, Marketing & Communications en Finance, ondersteurnt bij het realiseren van de organisatiedoestellingen. De Digital Workplace heeft te maken met drie aspecten: medewerkers, technologie en werkomgeving. Er wordt meer en meer in teamverband (agile, cross-functional) gewerkt. Dit betekent dat collega’s vindbaar moeten zijn aan de hand van skills en expertise. Dat er voldoende vergader- en stilteruimtes moeten zijn. En dat de digitale middelen moeten aansluiten op de behoeftes voor samenwerken, zowel op kantoor als onderweg.
Geef daarom nieuwe medewerkers toegang tot het corporate intranet voordat de eerste werkdag begint. Zo kan thuis alvast rondgekeken worden en het profiel – handig voor de vindbaarheid en promotie van skills en expertise – ingevuld worden. Zorg dat met het uploaden van de pasfoto ook de toegangspas al wordt aangemaakt. Dit geldt ook voor de tooling. Laat medewerkers vooraf het device kiezen en zorg dat deze op dag één beschikbaar is. Hierdoor houden nieuwe medewerkers het rode loper gevoel vast en kan de introductie week – met aandacht voor kernwaarden, begrippen en systemen – een directe bijdrage leveren aan een plezierige en productieve start.
Mike Fortgens en Ernst Steffen
