Microsoft SharePoint 2013 mainstream support loopt af, wat betekent dat voor uw organisatie?

Gebruikt uw organisatie op dit moment SharePoint 2013 SP1 waarvan het mainstream support vanuit Microsoft in april van dit jaar afloopt?

Dit artikel beschrijft wat u kunt ondernemen om gebruik te kunnen blijven maken van een veilig SharePoint platform, wat daarvan de noodzaak is en hoe Portiva daarbij kan helpen.

Wat is mainstream support?

Allereerst is het goed te vertellen wat mainstream support betekent en wat Microsoft in het mainstream support-model voorziet.

Voor ieder SharePoint product dat Microsoft uit heeft gebracht voorziet zij haar klanten van mainstream support gedurende 5 jaar. Dat support model loopt na 5 jaar af waarna je als klant niet langer, kosteloos, zonder aan specifieke voorwaarden te voldoen, vanuit Microsoft gebruik kunt maken van ondersteuning wanneer problemen met het SharePoint platform zich voordoen.

Bronvermelding Microsoft: https://technet.microsoft.com/library/684173bb-e90a-4eb7-b268-b8d7458bc802(v=office.16).aspx

Het mainstream support van Microsoft voorziet o.a. in:

  • Beveiliging updates – Bescherming van het platform tegen aanvallen van buitenaf, softwareproblemen/lekken voortijdig oplossen en het voorkomen van inbraak in de onderliggende databases etc.
  • Performance en stabiliteit verbeteringen – Door nieuwe service packs en cumulatieve updates uit te brengen met vaste regelmaat wordt het product verbeterd, stabiel & veilig gehouden en daarnaast ook voorzien van nieuwe functionaliteiten.
  • Inbreng voor wijzigingen – Microsoft staat gedurende deze periode open voor inhoudelijke feedback t.a.v. functionaliteit van het systeem. Als klant kunt u bijdragen aan het verbeteren van het product.
  • Aanvullende ondersteuning bij incidenten – Wanneer zich een kritiek incident voordoet in het SharePoint platform kunnen klanten zich melden bij Microsoft en gebruik maken van haar kennis en expertise.

Wat betekent het voor uw organisatie dat dit binnenkort afloopt?

Wanneer uw organisatie nu gebruikt maakt van het SharePoint 2013 platform en u onderneemt geen actie nadat de datum voor het aflopen van het mainstream support is verstreken, bent u in het bezit van een verouderd en potentieel onveilig platform. Uiteraard blijft het platform wel werken. U kunt er ook voor kiezen het platform bij te werken met de laatste updates. Daarmee heeft u in ieder geval de mogelijkheid gebruik te maken van het extended support, voor uw huidige SharePoint 2013 platform, welke ingaat op 11 april 2018.

Daarnaast is het aan te raden te kijken naar een scenario waarbij of de huidige omgeving wordt vervangen door bijvoorbeeld SharePoint 2016/SharePoint 2019 of waarbij de inhoud van de huidige omgeving wordt gemigreerd naar SharePoint Online (Office 365). Met alle scenario’s heeft Portiva veel ervaring. Met deze ervaring kunnen we uw organisatie doelgericht adviseren in het gewenste scenario.

Welke mogelijke scenario’s zijn er?

Er zijn grofweg vier scenario’s om het gebruik van SharePoint voort te zetten voor uw organisatie.

  1. U blijft SharePoint gebruiken zoals dat nu ook gebeurt, u installeert geen nieuwe versie en migreert niet. Hiermee loopt u een beveiligingsrisico, de software veroudert en wordt niet meer voorzien van nieuwe functionaliteit.
  2. U kiest ervoor de verouderde SharePoint 2013 SP1 versie te migreren naar de nieuwe versie van het Microsoft samenwerkingsplatform, SharePoint 2016, binnen de muren van uw organisatie. De opslag blijft lokaal staan maar is al wel voorbereid om een verbinding te leggen met Office 365 mocht dat in de nabije toekomst een rol gaan spelen. Hiermee bent u flexibel(hybride) ingericht en klaar voor een migratie naar SharePoint Online (Office 365) en alle andere applicaties in het Office 365 platform. Ook weet u zeker dat u de komende jaren op een modern platform werkt welke voorzien is van mainstream support.
  3. U kiest ervoor de verouderde SharePoint 2013 SP1 versie te migreren naar een nog nieuw uit te komen versie van het Microsoft samenwerkingsplatform, SharePoint 2019. Medio 2018 brengt Microsoft van deze nieuwe SharePoint On Premises versie een preview uit waarin de integratie met Office 365 verder is uitgewerkt op het gebied van samenwerken, security vanuit Office 365 en bijvoorbeeld het werken met Microsoft Teams, Flow en PowerApps.
  4. U kiest ervoor een migratie traject te starten waarbij vooral de inhoud wordt verhuisd naar de SharePoint Online omgeving in Office 365. Door dit scenario te kiezen kiest u ervoor geen onderhoud meer uit te hoeven voeren aan eigen hardware. Daarnaast wordt het SharePoint Online platform constant veilig gehouden door Microsoft en voortdurend voorzien van nieuwe functionaliteiten. Dat onderhoudsproces is daarmee ook uit handen genomen.

Uiteraard zijn er nog veel meer voordelen te benoemen wanneer gekozen wordt voor SharePoint Online, het benoemen daarvan is onderdeel van de begeleiding van Portiva.

Welke inzichten zijn er nodig voor de juiste keuze?

Portiva heeft veel ervaring met SharePoint migratie trajecten. Zo heeft Portiva in 2017 ruim 20 TB verhuisd van een SharePoint On Premises platform naar SharePoint Online. Voor meer details en achtergrond gaan we uiteraard graag met u in gesprek.

Een aantal aandachtspunten zijn altijd belangrijk in dergelijke projecten.

Cultuur & Visie

  • Is een duidelijke visie vastgesteld als het gaat om samenwerken en het gebruik van moderne middelen in de “Digital Workplace”?
  • Welke ervaring wordt een eindgebruiker geboden als men samenwerkt?
  • Wat is de bedrijfscultuur? Werkt men samen of is het iedere afdeling voor zich?

Communicatie & Adoptie

  • Een migratie naar een nieuw technisch platform brengt veel verandering met zich mee. Een goede begeleiding en introductie van die verandering is cruciaal voor het succes van de ingebruikname van het nieuwe platform.
  • Portiva heeft zoals gezegd veel ervaring opgedaan in de afgelopen jaren, zeker ook op het gebied van communicatie en adoptie. Voor een omvangrijk migratie traject hebben we een volledig geautomatiseerde migratiestraat opgebouwd waar communicatie onderdeel van was. Op basis van de voortgang van het traject werd gecommuniceerd met de betrokkenen uit de business.

Tooling

  • Een omvangrijke of complexe migratie bestaat voor een groot deel uit geautomatiseerd werk. Het daadwerkelijk overzetten van veel data kan over het algemeen goed gepland uitgevoerd worden door tooling. Met dergelijke tooling zijn allerlei instellingen te doen die betrekking hebben tot de inhoud zelf. De keuze voor welke tooling gebruikt moet gaan worden hangt af van een aantal zaken.
    • Welke tooling heeft u al?
    • Om hoeveel data gaat het? (Economische afweging)
    • Over welke technische opties moet de tooling beschikken?

Veiligheid

  • Stel u kiest voor een migratie scenario, is het belangrijk dat ervoor wordt gezorgd dat de migratie veilig verloopt maar ook dat de beveiliging van data en privacy op orde is.
  • Hoe zorgt u ervoor dat data is geborgen binnen de organisatie voor bepaalde tijd?

Tot slot

Neem contact met ons op voor advies en begeleiding. Portiva helpt u verder en zorgt dat u veilig gebruik kunt blijven van uw platform, of helpt u in uw reis naar de cloud met een migratie naar SharePoint Online. Ook voor dat laatste scenario geeft Portiva advies met haar “Journey to the cloud” propositie. https://www.portiva.nl/oplossingen-en-services/oplossingen/journey-to-the-cloud/

Portiva voorziet tevens in een structurele maandelijkse Office 365 update waarin de meest belangrijke updates voor u op een rijtje worden gezet. Voor meer informatie daarover bezoekt u de Portiva website: https://www.portiva.nl/kennisbank/office-365-update/

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

[gravityform id="1" title="false" description="false"]