Een aantekenboekje met afscheurbare blaadjes… oftewel een notitieblok. Veel mensen zijn er nog erg aan gehecht en ik was dat tot voorkort ook nog. Het notitieboekje, in mijn geval, was alles. Nog te doen voor de diverse klanten, aantekeningen tijdens vergaderingen en andere sessies, brainstormen, lay-outs schetsen ter illustratie voor de klant. Daarna gingen de belangrijkste zaken de digitale wereld in en andere zaken werden nog steeds vanuit het boekje geregeld. Als ik dat boekje dan vergat, was ik erg onthand, daarnaast kostte het digitaliseren van die zaken toch weer extra tijd en had ik een hoop plekken waar ik mijn informatie moest opzoeken. Laat staan de opmerkingen om mij heen; ‘je bent toch een IT-er?! Wat heb jij bij je?!’. Maar dat gevoel van taken afstrepen gaf altijd voldoening.

Met de komst van de cloud, de mobiele devices en dus altijd en overal toegang tot informatie heb ik beetje bij beetje het notitieboekje aan de kant geschoven. Al geef ik eerlijk toe dat een papier en pen af en toe nog zeker in mijn tas terug te vinden zijn. Mijn digitale vervanger voor mijn notitieblok is Microsoft OneNote geworden. En via deze weg laat ik je graag de punten zien die ik zo ideaal vind aan OneNote.

Laten we beginnen met notities, als consultant kom ik bij diverse klanten en houd voor iedereen bij wat er nog te doen is. OneNote heeft secties, die van verschillende kleuren te voorzien zijn en zo heeft elke klant nu een eigen sectie. Dit zorgt ervoor dat alle informatie netjes bij elkaar zit maar ook dat aantekeningen minder snel tussen klanten verward worden. Daarnaast kan binnen een sectie gebruik worden gemaakt van pagina’s. Elk nieuw bezoek registreer ik op een nieuwe pagina, zodat ik meteen een backlog kan bijhouden van de werkzaamheden en opmerkingen die reeds gepasseerd zijn.

Binnen OneNote zit het wel bekende Office lint om tekst op te maken, figuren en afbeeldingen in te voegen, daarin vind je ook de optie om tags to te voegen.

Vooral de To Do, Important en Question gebruik ik veel om deze zaken binnen de notities te markeren. Maar het laat je enorm vrij in het gebruik ervan en de toepasbaarheid in een eigen situatie. Over een aantal andere tags kom ik later terug.

Met het gebruik van OneNote maakt het niet meer uit of ik mijn notitieboekje vergeet, het bron bestand staat op mijn OneDrive en kan ik vanaf computer en telefoon benaderen. En heb ik een team die ook een OneNote hanteert voor vergaderingen of andere zaken, dan kan ik deze ook openen en overal bekijken. Geen extra notitieblokje meeslepen, maar een extra opslagplek voor deze informatie.

Dat brengt mij bij een volgende fijne toevoeging van OneNote.
Vergaderen, het gebeurt binnen elk bedrijf , structurele meetings, ad hoc meetings, brainstorm sessies en ga zo maar door. Voor elke vorm is een stramien beschikbaar om aan vastlegging te doen. De notulen zijn geëvolueerd naar digitale exemplaren, gedeeld via de email, opgeslagen op de netwerkschijf of op SharePoint. OneNote wordt ook steeds meer gebruikt voor het vastleggen van deze meetings.

Zo heb je altijd de laatste notule binnen handbereik, de actiepunten duidelijk bij elkaar en kun je snel terugblikken in een volgende meeting. En het meest fijne is dat je niet de notule van de vorige keer moet leeg maken om dezelfde format te hanteren, in OneNote kun je gebruik maken van templates en zo steeds opnieuw een nieuwe pagina aanmaken met de standaard invulling, even de datum invullen en notuleren maar! Via deze link (Creating Templates in OneNote) vind je een instructiefilmpje hoe je deze templates kunt aanmaken.

Wat ik erg fijn vind van het gebruik van OneNote tijdens de vergaderingen is dat iedereen de pagina van de vergadering erbij open kan hebben en eventueel aanvullingen kan doen indien de notulist iets vergeet. Je ziet tevens ook wat een ander aan het toevoegen/bewerken is door middel van kleuren. Je kunt tevens even snel terug bladeren naar een pagina om te zien wat er de vorige keer ook al weer besproken is.
In deze tijd zitten we lang niet allemaal meer bij elkaar tijdens een meeting. We kennen tegenwoordig ook de meetings via Skype for Business. En wist je dat je OneNote aan een agenda item kan koppelen? Vanuit het lint in je Outlook meeting kun je dit inregelen:

Je krijgt de vraag of je dan alleen notities voor jezelf wilt maken of wilt delen met de anderen en kun je de locatie in jouw OneNote sectie selecteren waar de pagina moet worden aangemaakt. Dit ziet er dan als volgt uit:

Je krijgt automatisch alle aanwezigen ingevoegd wat het makkelijk maakt om af te vinken wie aanwezig is, en de inhoud van de uitnodiging, zoals bijvoorbeeld de Skype gegevens. Ik vind dit een handige optie en als je nu graag met de takenlijst in Outlook werkt om bij te houden wat je moet doen, kun je vanuit OneNote ook taken aanmaken die meteen zichtbaar zijn in de Outlook taken. Daarvoor verwijs ik je graag door naar de link van Microsoft.

Dit zijn nog maar enkele handige onderdelen van OneNote die ik regelmatig gebruik. Tijdens het werken met OneNote kom ik steeds meer leuke en handige onderdelen tegen. Misschien helpen deze tips jou om ook meer gebruik te gaan maken van een digitaal notitieboekje. Wil je een korte online basis training volgen vanuit Microsoft dan vind je deze hier.

 

 

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?