Recent kreeg ik bij een klant de vraag waarom zijn formulier niet goed meer werkte. Na een blik op het formulier geworpen te hebben, bleek dit een InfoPath formulier te zijn. Omdat ik dit formulier niet gebouwd had, was er enige tijd nodig om het formulier goed te begrijpen. Zo trof ik bijvoorbeeld 290 kolommen aan in 1 bibliotheek, waarop 4 type formulieren draaide. Het bleek dat er zo nog een aantal van dit soort formulieren te vinden waren in dezelfde site. Ik moet toegeven de formulieren zagen er wel gelikt uit. Maar om als “new-bie” in de omgeving, iemand anders zijn bouwmerk te ontrafelen is lastig. Zeker als je minder ervaren bent met InfoPath. Voor de duidelijkheid het ging hier om een SharePoint 2013 On-premises omgeving. Omdat Microsoft gaat stoppen met de ondersteuning van InfoPath (2023), Microsoft sinds 2012 al niets meer aan InfoPath heeft doorontwikkeld, de betrouwbaarheid niet heel hoog is en er geen duidelijke documentatie aanwezig is, heb ik voorgesteld om formulieren op te bouwen met standaard SharePoint formulieren.

PowerApps als opvolger voor InfoPath formulieren

Veel opties van de InfoPath formulieren kun je oplossen met standaard SharePoint functionaliteit. Maar als het aankomt op styling of geavanceerdere opties, voldoen de standaardformulieren vaak niet voldoende. Dit is jammer, zeker als je bedenkt wat er bijvoorbeeld in SharePoint Online mogelijk wordt met PowerApps. Onlangs heeft Microsoft op Ignite (oktober 2017) aangekondigd dat zij de PowerApps gaan integreren in SharePoint lijsten en bibliotheken. Helaas geldt dit niet voor SharePoint 2013.

PowerApps konden al gegevens uit SharePoint lijsten gebruiken, maar Microsoft gaat ook de mogelijkheid bieden om de formulieren uit PowerApps in SharePoint te tonen. Waarmee ze zelf een waardige opvolger voor InfoPath formulier gecreëerd hebben. En als je het mij vraagt heeft PowerApps nog een heel aantal voordelen. Zo kun je ze o.a. ook makkelijk vanaf een mobiel apparaat benaderen, zijn ze eenvoudiger te maken dan InfoPath formulieren en zijn ze stabieler. Mijn collega Jeroen Trommel heeft over PowerApps al eerder een blog over geschreven. Het grote verschil met toen is, PowerApps is “general available“ en heeft inmiddels nog meer connecties gekregen.

Hoe ziet dat er dan uit die PowerApps formulieren?

Inmiddels zijn de formulieren ook beschikbaar voor de meeste tenants. Tijdens de presentatie op Ignite heeft Microsoft een voorbeeld gegeven wat je kunt met de formulieren.  In het onderstaande voorbeeld wordt goed de kracht van PowerApps getoond. Door in het lijstitem een locatie mee te geven, kun je in PowerApps hier bijvoorbeeld een Bing maps mee tonen of het lokale weer. Erg krachtig als je het mij vraagt!

 

Om de PowerApps formulieren aan te zetten, navigeer je naar de lijst instellingen, en vervolgens naar “Instellingen voor formulier”. Hier krijg je vervolgens de mogelijkheid om PowerApps formulieren aan te zetten. Zodra je deze aan zet krijg je de optie om je formulier te gaan opbouwen.

Omdat de formulieren ook in onze test tenant aanwezig zijn ben ik er zelf mee aan de slag gegaan. Ik heb vrij snel onderstaand voorbeeld in elkaar. In het PowerApps formulier maak ik gebruik van de Google maps api. De waarde uit de “Adres” kolom gebruik ik om info uit Google maps te tonen.

De Google maps api kun je met een developers account gratis gebruiken. Een key genereren voor bovenstaand voorbeeld kostte mij maar 3 minuten. Om Bing maps te configureren ben je meer kwijt. Daarbij komt dat Google maps nauwkeuriger is, vandaar mijn keuze voor de Google maps api

Samenvattend

Voor key-users en beheerders blijft er in SharePoint 2013 niks anders op zitten dan om InfoPath of standaard SharePoint formulieren te gebruiken. Een andere optie is nog om third party tooling zoals Nintex of Skybow te gebruiken bij het creëren van formulieren. Over de laatstgenoemde kun je hier een webinair terugvinden die onlangs is gegeven door Skybow samen met Maarten Eekels.

De toevoeging van PowerApps formulieren in lijsten en bibliotheken in SharePoint Online (en SharePoint 2016?) kan voor organisaties een extra aanleiding zijn om naar een hoger versie dan SharePoint 2013 te migreren. Van wat ik ervan gezien heb, en de ervaring die ik met PowerApps heb, is PowerApps meer dan een waardige vervanger voor InfoPath als je het mij vraagt.

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?