PortiBlog.

Let MS Flow take over your manual actions

Save attachments with metadata from file name

Think about that specific process of different daily reports or the registration of certificates which are all send by email and stored in places where you can’t find them again. In all cases, there are a lot of manual steps that need to be taken by a person who is responsible for the process of handling the reports. With Microsoft Flow (and strict formatting of the attachment name) not a single person would need to intervene in the process of storing the attachments in the correct place or edit them to add the correct metadata. One: MS Flow will check an Outlook address (possibly with specific rules or folders) for new messages with attachments and store them on a specified SharePoint location. Two: MS Flow will take the document name (we are now in a SharePoint Library, hence document) and cuts it into little pieces of text to be put in an array. From this comes the information to be set in the relevant metadata fields. read more…

Custom Actionable Messages with Microsoft Flow – part 3 – Adaptive Cards, update cards and required fields

This is part 3 of the Custom Actionable Messages with Microsoft Flow series

A few months ago, I wrote about Custom Actionable Messages with Microsoft Flow in a two part blog series. There have been some changes regarding Actionable Messages and some new insights I have gained that I want to inform you about.

read more…

…van matige mountainbiker tot Microsoft Service Adoption Specialist.

Wat begon als een gezellig ochtendje mountainbiken eindigde op de eerste hulp met een gebroken sleutelbeen. Na twee weken wachten was het tijd voor de operatie en daarna kon het herstellen beginnen. Verplicht zes weken rust houden valt niet mee, helemaal als je maar één arm kan gebruiken. Als je zo beperkt bent in je mogelijkheden word je vanzelf creatief en dus ontdekte ik al snel dat Office beschikt over een dicteerfunctie, hartstikke handig, alleen wordt de Nederlandse taal nog niet ondersteund. Mijn telefoon blijkt dit echter wel uitstekend te kunnen en dus dicteer ik deze blog op mijn telefoon, als een concept emailbericht. 

Om mijn tijd thuis zitten toch nuttig te besteden volgde ik de cursus Microsoft Service Adoption Specialist. Deze blogpost geeft een kort verslag van deze cursus.  

read more…

Diversiteit binnen Enterprise organisaties: nog genoeg huiswerk!

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen. Wat is jouw reactie als je een probleem ondervindt met je laptop, belt met de Servicedesk en een vrouw de telefoon opneemt? Misschien is het raar wat ik nu ga voorleggen, maar ik ben menigmaal als de telefoniste bestempeld. Met aansluitend de vraag om door verbonden te worden naar de ICT-afdeling. Je kon als het ware de verbazing op het gezicht aflezen door de telefoon. De voldoening om zo’n persoon dan met een werkbare oplossing op weg te helpen waren genoeg motivatie om aardig te blijven. Tegelijkertijd werd ik er regelmatig moedeloos van. Gelukkig is dit aan het veranderen en kijkt men er steeds minder van op een vrouw aan de lijn te krijgen. Maar gaan deze vooroordelen ooit verdwijnen?

We houden jullie graag een spiegel voor en laten zien dat het ook anders kan. Een divers personeelsbestand maakt een organisatie innovatiever, besluitvaardiger, representatiever en meer klantgedreven. En dit doet een bedrijf beter functioneren, zoals uit diverse wetenschappelijke onderzoeken inmiddels duidelijk is gemaakt. Diversiteit binnen organisaties en sectoren is daarom, ook anno 2019, een belangrijk aandachtspunt!

Fast forward naar de praktijk. Volgens Stand van de advocatuur 2018 is de man/vrouw verhouding in de Nederlandse advocatuur 56% om 44%, maar bij de advocaat-stagiaires is die verhouding juist omgekeerd. Een kritiekpunt is wel dat de topposities binnen de advocatuur nog wel door alleen mannen worden bekleed. Van de notarissen is nog geen 25% vrouw; maar van de kandidaat-notarissen is dat 66 %. En ook onze rechters zijn al vaker vrouw dan man (56%, en onder de 36 jaar is dat zelfs 75%). Deze omwenteling lijkt echter aan de IT-sector voorbij te gaan. Nog steeds ontbreekt het IT-organisaties aan voldoende vrouwelijke instroom.

Hulp lijkt onderweg. Laat de digitale transformatie, waar IT-organisaties vaak bij assisteren, ruimte bieden voor verbetering. De aandacht verschuift meer en meer naar het invullen van behoeften in plaats van het snel uitrollen van functionaliteit. En in het verlengde hiervan de verschuift de budgetverantwoordelijkheid vanuit IT steeds vaker naar de business. Dit maakt dit de weg vrij voor een meer inclusieve aanpak. Een divers projectteam – niet alleen man/vrouw, ook qua rollen – is dan ook steeds vaker gemeengoed. Ook de grote technologiebedrijven nemen concrete stappen in de richting van een divers personeelsbestand. Tijdens de laatste European SharePoint Conference in Kopenhagen had Microsoft een stand gewijd aan diversiteit en waren er sessies specifiek voor vrouwen – met als doel om de carrièremogelijkheden vanuit een feminien perspectief te promoten.

Wat kan je hier als (IT-)organisatie zelf aan doen? Zet diversiteit op de agenda en kom met beleid. Werk dit vervolgens uit in werkbare initiatieven, waarbij een blik op de bedrijfscultuur voorop staat. Dus niet alleen aandacht voor een pagina op de website of een vrouwelijk gezicht in een brochure, maar biedt ruimte voor anders zijn. Denk bijvoorbeeld aan mogelijkheden om parttime te werken, projecten te doen in teamverband en dat er ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.

Ofwel, het draait bij diversiteit niet alleen om man of vrouw, maar ook om homo of hetero, dik of dun, religie, afkomst en waar verder maar een verschil in kan zitten. Binnen Portiva kunnen we onszelf zijn en wordt er normaal met elkaar om gegaan. Tijdens conferentie bezoeken wordt er rekening gehouden met collega’s die deelnemen aan de Ramadan en bestellen we naast vleesgerechten ook vegetarische gerechten. Ook zijn er Enterprise organisaties die een community oprichten om diversiteit zichtbaar te maken en een podium te geven. Tip onzerzijds: geef dit wel een prominente plek op het corporate intranet. Zodat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is en een aanspreekpunt heeft. Met als doel om diversiteit op termijn tot een non-issue te maken!

Simone Molenwijk en Ernst Steffen zijn respectievelijk Functioneel Consultant en Principal Consultant bij Portiva

PS Om nog even terug te komen op meer vrouwen in de IT. Ben je geïnteresseerd in een baan in de IT en ben je benieuwd welke stappen je kunt ondernemen? Of nieuwsgierig hoe ik mijn reis als vrouw in de IT heb ervaren? Stel je vraag onder deze blog of Twitter @smoononline!

Redirect ‘Link to item’ URL from-out Microsoft Flow to EditForm instead of DisplayForm

Within Flow, you can use the ‘Link to item’ Dynamic Content attribute to add a link your item (eg. in an email). This link always points to the DisplayForm of your item. In some cases, it might come in handy to point to the EditForm instead. In this blog, I will explain you how to do this.

read more…

Cloud Journaal – aflevering 38

Aflevering 38 van mijn Cloud Journaal staat live. In deze aflevering de volgende onderwerpen:

– Maximum Microsoft Teams grootte naar 5000 gebruikers (2:01)
– Geen tenant opt-out voor moderne lijsten meer na 1 april (3:33)
– Office.com nieuwe startpagina van Office 365 (5:16)
– Koptekst / voettekst / megamenu in SharePoint sites (6:42)
– Sectie achtergrond in SharePoint pagina’s (9:28)
– Standaard Microsoft Flows vanuit OneDrive (10:33)
– Herinnering instellen op lijst items in SharePoint (12:18)
– Taken in Outlook on the web worden Microsoft To Do taken (13:30)

Bekijk aflevering 38 hier:

Cloud Journaal – aflevering 37

Aflevering 37 van mijn Cloud Journaal staat live. In deze aflevering de volgende onderwerpen:

– Beste wensen voor 2019! (0:10)
– Files on demand voor Mac rolt uit in januari (1:45)
– Stream App voor iOS beschikbaar (2:31)
– Instellen omschrijving en afbeelding in Pagina details (3:30)
– Nieuwsvolgorde aanpassen in nieuwsoverzicht op SharePoint (5:15)
– Verbeterd Evenementen web part (7:05)
– Verbeterd Stream web part (8:08)
– Site Design toepassen op bestaande site (9:19)
– Download blokkeren bij delen van een bestand (11:20)
– Verbergen van niet-Microsoft web parts via PowerShell (13:01)

Cloud Journaal – aflevering 36

Zojuist is aflevering 36 van mijn Cloud Journaal live gegaan. In deze aflevering de volgende onderwerpen:
  • Stream intelligente features in alle Office 365 plannen (2:12)
  • Taal kiezen bij het aanmaken van een SharePoint teamsite (3:28)
  • Team aanmaken vanaf SharePoint teamsite (5:28)
  • Nieuwe SharePoint web parts: Code snippet en Yammer (6:36)
  • Locatie kolom in SharePoint (9:08)
  • Organisatie brede Teams (11:47)
  • Naam geven aan gesprekken in Teams Chats (14:10)
  • Admin rol wijzigingen: SharePoint admins kunnen ook Groups beheren en nieuwe admin rollen voor Teams (16:18)
Bekijk aflevering 36 hier:

Follow us on Twitter

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

[gravityform id="1" title="false" description="false"]