In navolging van mijn collega Jeroen Trommel over PowerApps, gaat deze blog over wederom over een nieuw product van Microsoft. Hoewel Microsoft Flow officieel nog in Preview is, ga ik in deze blog een korte introductie van deze nieuwe dienst geven.

Wat is Microsoft Flow?

Wie bekend is met Microsoft SharePoint, kent wellicht ook de SharePoint workflows. SharePoint workflows maakt het mogelijk om zonder code diverse toepassingslogica in SharePoint te integreren. SharePoint beschikt “out of the box” over enkele standaard workflows zoals de “goedkeurings- workflows”. In een SharePoint workflow staat een document of een lijst-item in SharePoint centraal. Met de komst van Microsoft Flow staat een item of document in SharePoint niet meer centraal. De eigenlijke “trigger” voor het starten van een flow kan nu zelfs buiten SharePoint plaatsvinden.

Wie bekend is met “If This Then That“, kan Microsoft Flow snel onder de knie krijgen. Daar waar IFTTT met “recepten” werkt, gebruikt Microsoft zogehete “Flows”. Op dit moment lijkt het erop dat Microsoft Flow zich niet beperkt tot haar eigen productsuite (Office 365, SharePoint, CRM Online etc). Verbindingen naar andere services zoals Dropbox, Twitter, Facebook, maar ook Mailchimp en SalesForce zijn mogelijk. IFTTT richt zich ook op externe API’s voor bijvoorbeeld Domotica toepassingen. Deze koppelingen zal je bij Microsoft Flow nog niet snel tegenkomen.

Het gat tussen IT en de eindgebruiker

Het ontwerpen van een SharePoint workflow gaat vooralsnog met SharePoint Designer en vergt enige kennis van het Microsoft SharePoint platform. Niet iedere gebruiker beschikt over deze specifieke kennis en software.

Wanneer een medewerker een goed idee heeft voor een workflow, wordt dit eerst met de afdeling IT besproken en vervolgens wordt een workflow ingericht. Omdat het bouwen van een workflow speciale software en kennis vereist, is dit veelal een IT-afdeling aangelegenheid. Ook afdeling IT huurt veelal een SharePoint Consultant in om een workflow in te richten.

Een workflow die wij veelal tegenkomen is: “stuur een e-mail wanneer een nieuw item wordt aangemaakt in een lijst waarbij de status ‘ingekomen’ is.”. Met Microsoft Flow kan iedereen eenvoudig een soortgelijke workflow “in-elkaar-klikken” zonder over diepgaande kennis te beschikken. Nog belangrijker: Microsoft Flow biedt een soort “SelfService portaal” waarbij de gebruiker geen beroep hoeft te doen op de IT-afdeling. Nouja, bijna geen beroep… Want afhankelijk van welke services je wilt gebruiken, heb je wel toegang nodig tot deze services. Binnen Microsoft Flow gebeurt alles onder jouw account, dus je zal hoe dan ook de IT-afdeling om toegang moeten vragen wanneer je een record wilt opslaan in die ene SQL Database.

Hoe kan ik beginnen? EN wat heb ik nodig?

Om te beginnen heb je allereerst een Internet Browser nodig dúh! 🙂 en een Microsoft Account van het type “work e-mailaddress”. Helaas kan je vooralsnog geen gebruik maken van persoonlijke @outlook.com Microsoft accounts.
Navigeer naar https://flow.microsoft.com en klik op “Sign up” (als je dat nog niet hebt gedaan) en log vervolgens in met jouw account. Afhankelijk van de type flow die je wilt creëren heb je ook accounts nodig van de desbetreffende services die je wilt gebruiken. Als je bijvoorbeeld in jouw workflow gebruik wilt maken van data uit CRM Online, dan heb je ook toegang nodig tot deze dienst.

Mobiele Apps

Microsoft heeft voor Apple iPhone en voor Android de Flow app beschikbaar gemaakt. Met deze App heb je een goed overzicht van de lopende flows. Zo kan je snel zien als een flow problemen heeft. Je kan tevens de flow aanklikken en inzoomen op de desbetreffende stap waar het mis gaat.

Op dit moment is het nog niet mogelijk om vanuit de app een flow te ontwerpen. Wanneer je op “add a flow” klikt wordt je naar de mobiele site van Microsoft Flow verwezen. Maakt jouw  flow gebruik van push-notificaties? Dan ontvang je die ook op jouw telefoon via deze app!

Microsoft ondersteunt momenteel 2 mobiele platformen. De Windows Phone gebruikers moeten uiteraard even wachten…

Eerste flow

In dit voorbeeld gaan we een flow maken die bij een bepaalde hashtag op Twitter een taak aanmaakt in SharePoint.
Een mogelijke businesscase zou kunnen zijn dat als er vraag gesteld wordt op Twitter, je hier direct op kan reageren.
Je hebt hiervoor een connectie naar Twitter nodig en jouw SharePoint Online tenant in Office 365.

Stappen (Tweet to SharePoint Task)
Login op Microsoft Flow en maak een nieuwe flow: https://flow.microsoft.com/manage/flows/new. In het zoekscherm kan je zoeken naar verschillende “Triggers”. Een trigger is een startpunt waardoor de flow moet starten. Zodra een Tweet wordt gepost waarbij @Portiva wordt vermeldt, zal de flow starten.

Connect Twitter

Je moet Microsoft Flow (Power Apps) rechten geven om jouw Twitter-account te mogen lezen.

 

Je kan keywords opgeven waarnaar gezocht moet worden.

Natuurlijk wil je een soort van een filter toepassen op alle Tweets die geplaatst worden. Bijvoorbeeld filteren op één of meerdere keywords. Via de “Conditions” kan je een conditie toepassen zodat de “Tweet” aan een bepaalde set woorden moet voldoen. Standaard kan een Conditie-block één conditie afvangen, maar wanneer je op “Edit in advanced mode” klikt, kan je een eigen conditie schrijven.

Wanneer de Tweet voldoet aan de volgende inhoud: “Portiva“, “Niek“, “Hallo“, zal de conditie een TRUE afgeven.
@AND(contains(triggerBody()[‘TweetText’], ‘Portiva’), contains(triggerBody()[‘TweetText’], ‘Niek’), contains(triggerBody()[‘TweetText’], ‘Hallo’))

AND Operator

Hieronder gebruiken we het “if yes” pad om een actie uit te voeren, namelijk een lijst item toevoegen aan een SharePoint lijst. Helaas is het nog niet mogelijk om een SharePoint Task te creëren. Ook zijn de takenlijsten uitgesloten van de “list name” dropdown.

Condition

Je kan ook een extra stap toevoegen zoals het sturen van een Push-bericht naar jouw telefoon. Hiervoor dien je de Flow-app geïnstalleerd te hebben op jouw telefoon. De stap is eenvoudig toe te voegen via “Send a push notification”. Je kan dan het bericht naar eigen wens inrichten en ook een link opgeven waar je vanuit het Push-bericht naartoe navigeert. Let op: Het Push-bericht wordt alleen verzonden naar de telefoon waarop de auteur van de Flow is ingelogd op de Flow-app.

Tweet Push

 

Templates

Mocht je inspiratie nodig hebben, dan heeft Microsoft diverse templates waar uit je kan kiezen. Net als bij IFTTT maakt Microsoft Flow gebruik van duidelijke service-iconen. Je ziet dus in één oogopslag welke services de template gebruikt.

Microsoft-Flow-Templates

Prijzen & toekomst

Microsoft Flow is op dit moment nog in PREVIEW en gratis te gebruiken. In de toekomst gaat Microsoft een splitsing maken tussen gratis en betaalde services. Maar wat die verschillen precies zullen zijn, zal pas duidelijk worden bij de officiële release.

Een mogelijke concurrent voor 3rd party oplossingen zoals Nintex Workflows zou het kunnen worden. Echter is de Flow-editor nog zeer beperkt. Wellicht is dat exact de bedoeling om het zo eenvoudig mogelijk te houden?

Microsoft biedt met Flows een mooie oplossing waarmee het diverse producten uit haar eco-systeem met elkaar verbindt. In combinatie met bijvoorbeeld PowerApps kunnen hele gave producten ontwikkeld worden.

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

%d bloggers like this: