Lijstjes geven altijd een goed overzicht van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden. Dit artikel zal ik wijden aan de 10 must have onderdelen waarover een goed intranet moet beschikken om optimaal te kunnen ondersteunen in de dagelijkse werkzaamheden binnen de organisatie. Startende met deze lijst is het belangrijk om te vermelden dat deze lijst niet eindig lang kan zijn. Ieder intranet dient te beschikken over een gezonde basis. Waardoor ik hierbij me alleen op deze punten zal focussen.

  1. Een intelligente en gebruiksvriendelijke zoekmachine

search

Op nummer 1, en misschien wel de belangrijkste van allemaal, staat zoeken. Ineffectief zoeken is een van de grootste ergernissen van werknemers. Zoeken naar informatie moet makkelijk en eenvoudig gaan en resultaten moeten inderdaad die content bieden waar de gebruiker naar op zoek is. Dit blijkt nogal eens een uitdaging te zijn. Te vaak wordt het zoekgedeelte buiten beschouwing van het intranet gehouden of wordt gesteld dat de ‘standaard’ zoekfunctionaliteit al volstaat. Echter zoekoptimalisatie is een vak apart en is een project wat oneindig is. Een must have voor een goed intranet is daarom ook een krachtige, intelligente zoekmachine. Het liefst een die leert op basis van de gebruiker. Daarbij moeten resultaten op een correcte wijze worden teruggegeven in de vorm van duidelijke titels en samenvattingen. Verder is een filter op de resultaten van essentieel belang. Tot in detail moeten resultaten immers kunnen worden gefilterd op de gerelateerde metadata. Dit inzicht maakt dat het niet alleen de zoekmachine zelf is die optimaal moet worden ingericht, maar evengoed de content binnen het intranet zelf. Bevatten pagina’s betekenisvolle omschrijvingen? Zijn content types op de juiste manier ingericht en worden gebruikers voortdurend lastig gevallen om metadata in te voeren, of wordt die op slimme wijze op de achtergrond afgevangen? Slechts een beperkt aantal vragen waar bij de inrichting van het intranet al rekening mee moet worden gehouden. Kortom, de wijze waarop content van informatie wordt voorzien is van wezenlijk belang. Neem als voorbeeld de titel van een content pagina. Het simpelweg herhalen van een titelveld is hier onvoldoende. Korte titels, aangevuld met bijbehorende trefwoorden zijn veel zinvoller en geven een betere dekking van de content. Het is een eerste stap in het versnellen van de zoektijd en optimalisatie van de gebruikerservaring.

  1. Volledig ingevulde profiel pagina’s

Misschien niet hetgeen waar als eerste aan wordt gedacht, maar goed ingevulde (en up-to-date) profielen zijn een must have voor een goed functionerend intranet. Om dit voor elkaar te krijgen is het goed om de verantwoordelijkheid van het vullen te leggen bij de gebruikers zelf. Laat daarbij bijvoorbeeld de volledigheid van het profiel een onderdeel uitmaken van de jaarlijkse beoordeling zodat het belang van het delen van volledige informatie ook op individuele basis wordt gevoed.

De vraag zal nu waarschijnlijk spelen: ‘Wat maakt een volledig ingevuld profielen overzicht nou een must have voor een intranet?’. Het antwoord op deze vraag is redelijk eenvoudig. Immers vanuit esthetisch oogpunt spiegeld een intranet met lege profielen het idee af van een ongebruikt en onaantrekkelijke omgeving. Wat tot gevolg zal hebben dat het intranet minder gebruikt zal worden doordat er een gebrek aan binding ontstaat. Dit resulteert al snel in een domino-effect waarbij de acceptatie van andere gebruikers ook sneller tot weerstand zal leiden. Een ander punt wat hierbij van belang is betreft het feit dat een goed gevuld profiel juist een meerwaarde kan bieden in (daar is die weer) de zoekresultaten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Richtlijnen voor nieuwe medewerkers zodat zij weten wie waar werkt. Het fungeert als het ware als een organogram.
  • Identificatie tussen gebruikers kan optreden.
  • Teams kunnen op basis van ervaring en expertise makkelijker worden samengesteld.

Kortom, zorg ervoor dat de profielen correct worden ingevuld en handhaaf dit op een manier die past bij uw organisatie.

  1. Gebruik aantrekkelijke en functionele startpagina’s

Een eerste indruk is waar het allemaal om draait. Het intranet kan nog zo technisch goed in elkaar zitten, als de gebruiker niet het gevoel heeft dat de omgeving boeiend en dynamisch is dan is zijn snel weer vertrokken. Ofwel, mensen hebben hoge verwachtingen. Het intranet kan hierop inspelen door de inhoud steeds op dynamische en aantrekkelijke wijze aan te bieden. Waarbij uiteraard het functionele doel voor ogen moet worden gehouden. Zeg nou zelf, hoe boeiend is het om een intranet te bezoeken waarop de laatste nieuwsberichten 3 maanden geleden zijn geupdate? Verouderde content en onaantrekkelijke onderdelen jagen hierdoor gebruikers weg. Wil je een intranet met een hoge mate van acceptatie dan zal hier rekening mee moeten worden gehouden. Daarbij is het belangrijk om verder te denken dan alleen informatie van binnen uit de organisatie. Niet ieder bedrijf is hier reeds klaar voor, maar probeer ook eens content te tonen meer afgestemd op het individu (waarbij het personaliseren van content het meest ideaal is). Dit hoeft technisch niet eens zo ingewikkeld te zijn en kan al op diverse wijze worden gerealiseerd. Denk maar eens aan het publiceren van content aansluitend op de behoeften van verschillende werkgebieden. Een relatief simpel zoek web part kan hierbij de profiel informatie van de gebruiker uitlezen en content dusdanig specifiek aanbieden zodat iedere gebruiker het gevoel heeft persoonlijk te worden benaderd.

  1. Uitstekende content

Content ontwikkeling voor een intranet is een vak apart. Het is niet hetzelfde als documentatie, notities en rapportages. Intranet content moet boeiend zijn. Gebruikers moeten terug blijven komen. Dit kan op diverse wijze worden gerealiseerd, maar in de kern komt dit erop neer dat content makkelijk moet zijn om te lezen (niet teveel tekst en moeilijke termen), beeldmateriaal is van groot belang om de aantrekkelijkheid te vergroten, korte media biedt kracht aan de boodschap, intern doorlinken naar gerelateerde berichten of verdieping is essentieel, de look-en-feel van alle artikelen moet eenduidig worden aangeboden zodat content overzichtelijk blijft en tot slot gebruikers moeten in staat worden gesteld om te reageren. Interactie is van groot belang. Het vergroot de betrokkenheid en leidt tot een gevoel van verbondenheid.

  1. Quick links om makkelijk te navigeren naar belangrijke onderdelen

In de basis is het intranet niets meer en niets minder dan een hulpmiddel waarmee de gebruikers hun werk kunnen uitvoeren. Om dit werk zo efficiënt en goed mogelijk te kunnen ondersteunen zijn snelkoppelingen een must. Het biedt immers een extra functionaliteit waarmee taken sneller en gemakkelijker kunnen worden volbracht. De wijze waarop dit wordt ingericht kan op diverse manieren. Te starten bij een simpele link op de startpagina of in het navigatiemenu naar veel uitgevoerde taken of vragen. Tot het personaliseren van informatie. Waardoor links worden getoond naar onderdelen die zij echt nodig hebben. Eveneens de mogelijkheid om gebruikers zelf makkelijk links aan navigatie onderdelen toe te laten voegen is een belangrijke stap voorwaarts in de optimalisatieslag. Dit biedt immers zelf de vrijheid om te bepalen hoe wordt genavigeerd.

Maar navigeren gaat verder dan alleen een linkjes aanbieden. Denk bijvoorbeeld eens aan elektronische formulieren. Door veel gehanteerde processen te automatiseren in combinatie met formulieren en workflows wordt navigeren pas echt makkelijk en kunnen fouten in de stroomlijn worden gereduceerd. Kortom, een goed intranet optimaliseert voortdurend de wijze van navigatie en zorgt ervoor dat werk gemakkelijker kan worden gedaan in een kortere tijd.

  1. Een duidelijke en overzichtelijke vraag en antwoord sectie

Vragen worden overal gesteld. Een probleem is echter dat dezelfde typen (zelfs dezelfde vragen) vaak worden gesteld. Het is de kunst om deze vragen te bundelen en op een overzichtelijke wijze te presenteren aan de gebruikers. Dit maakt dat het opzetten van een overzichtelijke vraag en antwoord sectie een voortdurend evoluerend onderdeel is van ieder bedrijf. Het is een proces wat in kaart moet worden gebracht, en iemand moet de verantwoordelijkheid hebben om vragen en antwoorden te bundelen. Zonder dit blijft het namelijk onduidelijk welke vragen zijn gesteld en welke zijn beantwoord. Hieraan verwant is wederom het terugvinden van de antwoorden. Gebruikers moeten worden voorzien van de juiste accurate antwoorden direct op de momenten dat hiernaar wordt gezocht. Dit kan bijvoorbeeld door het aanbieden van een top 5 meest gestelde vragen (liefst gepersonaliseerd op basis van het profiel van de gebruiker waarbij wordt gekeken naar een bepaald functieprofiel), automatische suggesties tijdens het typen van vragen in de zoekbalk, het tonen van een overzicht met gerelateerde vragen op basis van overeenkomstige metadata of een overzicht met ‘andere zochten ook op’ suggesties.

Daarnaast is het van belang om gebruikers te laten interacteren in de antwoorden. Dit kan worden gedaan door bijvoorbeeld ‘experts’ toe te wijzen aan bepaalde categorieën vragen of door op simpele wijze een rating optie toe te voegen zodat de gebruiker zelf kan beoordelen of het antwoord op de vraag nuttig was. Tot slot is het altijd goed om vragen makkelijk te kunnen laten inschieten en feedback te ontvangen van gebruikers zodat hiermee de vraag en antwoord sectie voortdurend kan worden verbeterd.

  1. Eenvoudig opvraagbare project sites

Door de groeiende behoefte aan het opzetten van projecten stijgt in vrijwel iedere organisatie de behoefte aan projecten sites binnen het intranet. Hier is op zich niets mis mee. Problematisch wordt het echter als moet worden bepaald waar in de intranet structuur de projecten moeten worden aangemaakt, wie verantwoordelijk ervoor is en hoe lang de content bewaard moet worden. Zonder een duidelijk overzicht zal vervuiling van het intranet immers een feit zijn.

Een oplossing voor dit probleem is door project site templates in te richten op basis van gestandaardiseerde informatie. In de basis heeft ieder project wel een aantal dezelfde kenmerken. Documenten moeten worden gedeelte, agenda’s bijgehouden, afspraken genoteerd en soms moeten foto’s worden gedeeld van conferenties of andere activiteiten. Door al deze onderdelen direct te voorzien van een juiste set aan content typen, aangevuld met eenduidige metadata, is het mogelijk om het taggen van informatie al direct te versimpelen. Wat erin resulteert dat content die binnen de projecten sites wordt geplaatst ook opnieuw goed vindbaar is binnen het intranet. Daarbij hebben content typen de mogelijkheid om te worden voorzien van zogenaamde policies. Hiermee kan worden bepaald wat er met content (of zelfs met de gehele project site) moet worden gedaan indien informatie bijvoorbeeld al langer dan 5 jaar niet is gebruikt (Verwijderen? Archiveren?). Een ander groot voordeel is dat door het gebruik te maken van een generieke template binnen no-time een complete site kan worden neergezet die voor een project kan worden gebruikt. Dit voorkomt vertraging in het proces en frustraties voor het voortdurend opnieuw bouwen van omgevingen.

  1. Herkenning van collega’s

Het is nu eenmaal een feit dat mensen graag worden gewaardeerd voor hun werkzaamheden. Waarom zou je dit dan niet opnemen in je intranet? Erkenning en beloning stimuleert immers. Dit is waar peer-to-peer oplossingen een uitkomst bieden. Laat gebruikers elkaars waardering uiten met behulp van zogenaamde like buttons zodat andere collega’s kunnen zien dat zij andere hebben geholpen. Het is een simpele techniek maar biedt zoveel positieve impulsen aan de moraal binnen iedere organisatie. Daarbij kan het een stimulans bieden aan andere gebruikers om ook elkaar te ondersteunen. Uiteindelijk, het intranet draait om algehele acceptatie en betrokkenheid. Sociale elementen ondersteunen hierbij.

  1. Het intranet moet een afspiegeling zijn van de bedrijfscultuur

Is een intranet waarin alles wordt gedeeld en iedere medewerker gelijk is om zijn of haar mening te uiten op de collectieve chat een goed idee? Dit hangt volledig af van de organisatie waarvoor het intranet wordt opgezet. Organisaties steken veel geld in de externe marketing van het bedrijf. De wijze waarop de organisatie naar buiten wil treden zou ook moeten gelden voor de interne presentatie. Het intranet is een afspiegeling van de cultuur en moet gebruikers eraan herinneren hoe er met elkaar moet worden omgegaan.

  1. Helder en overzichtelijk beleid

Het is misschien een inkoppertje maar een laatste punt op de lijst met 10 must have onderdelen van het intranet is toch een goed opgesteld beleid. Een beleid wat geldt als wegenkaart hoe er met het intranet moet worden omgegaan. Alle eerder beschreven punten dienen hierin te worden opgenomen. Aangevuld met doelstellingen hoe en waarom het gebruikt zou moeten worden. Daarnaast is het van groot belang om de naleving van het beleid op orde te hebben en hier nadrukkelijk op te sturen. Maar al te vaak wordt er maanden (soms zelfs jaren) werk gemaakt van het opstellen van een beleid stuk, en wordt het vervolgens niet nageleefd. Dit zal onherroepelijk resulteren in een vervuild intranet en dat is juist wat we niet willen.

Naast het opnemen van de reeds beschreven onderdelen is het belangrijk om te beschrijven hoe nieuwe gebruikers in het intranet worden ingeleid. Trainingen hierbij zijn essentieel. Gebruikersacceptatie valt of staat immers bij de kennis van de ‘tool’. Tot slot zullen zaken moeten worden vastgesteld hoe er met kleuren, afbeeldingen, huisstijl en bevoegdheden moet worden omgegaan. Zijn al deze vragen beantwoord, dan is het zaak om de focus te leggen op de voorgaande 9 punten en deze zo optimaal mogelijk te implementeren. Alleen op deze manier zal uw intranet een gegarandeerd succes worden.

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

%d bloggers like this: