Hoe vaak klikken uw gebruikers op de laatste nieuwsberichten? Zijn de snelkoppelingen nuttig? Wie kijkt er allemaal naar de dagelijkse updates waar uw content beheerders voortdurend mee bezig zijn? Kortom, hoe functioneel is uw intranet startpagina nu eigenlijk?

Een veel gemaakte fout die ik regelmatig bij klanten tegenkom is dat het intranet wordt neergezet en nooit meer wordt herzien. Een intranet is veelal jaren geleden ontwikkeld en in iedere nieuwe migratie wordt exact dezelfde opzet meegenomen. ‘Zo doen we het altijd al’. Maar ook bij nieuwe intranet ontwikkelingen wordt de tweede stap in het proces vaak vergeten na de oplevering. Hoe wordt het intranet gebruikt door de eindgebruiker? Is het wel zo functioneel en gebruiksvriendelijk als dat u altijd voor ogen heeft gehad?

Om de optimalisatie van uw intranet te garanderen is het herzien van het ontwerp dan ook een belangrijke factor. Er bestaat een grote kans dat u uw startpagina in de afgelopen jaren steeds verder heeft opgeblazen met links en ‘must have’ web parts, uitsluitend om te voldoen aan de belanghebbende, in plaats van het publiek. Wil je de startpagina van het intranet optimaal houden in functioneel opzicht dan is inzicht dus nodig.

Laat nou juist dit vaak een probleem zijn voor veel bedrijven. De ontwikkeling van het intranet wordt veelal beschouwd als een groot project en wordt als ‘klaar’ beschouwd na de oplevering. Echter kunnen er veel directe voordelen worden gerealiseerd indien bijvoorbeeld ieder kwartaal kleine verbeteringen worden doorgevoerd. Een intranet is immers nooit klaar. Ik vergelijk een intranet ook wel eens met een paar schoenen. In het begin moeten ze worden ingelopen en zal niet iedereen er mee tevreden zijn. Na een tijdje worden ze steeds comfortabeler en raak je eraan gewend. Maar hoe langer je erop loopt groter de kans op verslijting toeneemt. Hiermee is niet gesteld dat organisatie het gehele intranet om de zoveel tijd draconisch moeten omgooien. Mijn stelling is dat het is aan te bevelen inzicht te verkrijgen in het succes van uw intranet en voortdurend kleine verbeteringen door te voeren. Te starten met de startpagina is hierin een eerste stap. Maar hoe pak je dit aan?

Om te beginnen is het aan te bevelen om op regelmatige basis optimalisatieslagen door te voeren. Dit kunnen layout technische zaken zijn. Denk hieraan aan navigatiehulpmiddelen, campagne banners of juist het verwijderen van functies die nagenoeg geen enkel functioneel doel dienen. Kijk in de eerste plaats naar het doel van het intranet. Is het de bedoeling om gebruikers alleen op hiërarchische wijze informatie voor te schotelen? Dan kan een tamelijk statische of zwaar inhoudelijke startpagina geschikt zijn. Maar wil je het gebruik verbeteren dan kan minimalisering wellicht beter zijn. Dit biedt immers een beknoptheid aan informatie en kan de informatieoverdaad beperken. Andere elementen die de gebruiksvriendelijkheid van de omgeving kunnen verbeteren zijn afbeeldingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van miniatuurafbeeldingen bij ieder nieuwsbericht. Maar ook iconen kunnen hierbij helpen om gebruikers te laten navigeren naar onderdelen waar snelle toegang toe nodig is.

Echter, voordat optimalisatieslagen kunnen worden doorgevoerd is het van groot belang om inzicht te verkrijgen in het succes en falen van uw startpagina onderdelen. Een methode die u hierbij kunt gebruiken is door de populariteit en het gebruik te meten. Een hoog gebruik duidt naar verwachting op een grotere mate van gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast ben ik zelf een groot voorstander om het gebruik van het intranet op statistische wijze te benaderen. Hetgeen vaak wordt aangepakt met behulp van zogenaamde heat maps. Dit biedt immers een volledig inzicht in het gedrag van je gebruikers. Zo kan je bijvoorbeeld het muisgedrag van de gebruikers volgen. Wat inzicht kan bieden in content waar de aandacht op is gericht en onderdelen die totaal niet worden gebruikt.

heatmap

Eveneens zijn heat map tools goed om het scroll gedrag van gebruikers te leren kennen. Wordt het scrollen op de startpagina namelijk überhaupt wel gebruikt? En dit is slechts een aantal van de mogelijkheden die kan worden gehanteerd. Wil je het gebruik van het gehele intranet op juiste wijze analyseren dan is een aanvulling op de search een aanbeveling. Hier ga ik in deze blog niet dieper op in, maar zal er zeker een nieuw artikel aan wijden.

Voor het doorvoeren van herzieningen is het een ander verhaal. Een methode die hierbij goed kan worden gebruikt is door nieuwe onderdelen te laten testen door niet-deskundige intranet gebruikers. Een frisse blik op de toepassingen kan hierin een goede gids zijn. Houdt hierbij wel goed in het achterhoofd dat het naast het gebruikersdeel, het intranet in de basis een zakelijke context heeft. Leuke dingen zijn goed, maar verlies het doel niet uit het oog.

Neem contact op

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

%d bloggers like this: